Magyar Autóklub

SAP Bevezetés

A bevezetés célja


A tagsági kapcsolatok erősítése az autós társadalom korszerű, minőségi színvonalú kiszolgálásán keresztül, gazdálkodás eredményességének javítása és a szervezeti-irányítási megoldások továbbfejlesztése. A Klub minden tevékenységre kiterjedő, a versenyhelyzethez alkalmazkodni képes, üzletági szervezettségnek megfelelő, egységes, integrált vállalatirányítási rendszerbe foglalása.

Miért az SAP?


A MAK széles profilját leképezni képes, jól átlátható alkalmazást kínál az SAP, amely testreszabhatóságával biztosította a szervezet számára, hogy egységes és mégis egyedi, rugalmas megoldásokat használhasson. Mindezeken túl folyamatosan fejlődő, magas szintű, hazai és nemzetközi szakmai tapasztalattal rendelkező tanácsadó partnerekkel rendelkezik.

Korábbi rendszerkörnyezet


Egyedi fejlesztésű rendszerek -könyvelő- és számlázó-, valamint gépjárműadat-nyilvántartó program - egymástól elszigetelt, szigetszerű működése.

Szoftver környezet
Windows Server 2003
Windows XP

Bevezetett rendszer
SAP ERP
FI, SD, MM, AM, CO funkciók

Felhasználók száma
200 fő



„A különböző szintű partneri szerződésekbe foglalt kedvezmények összetett rendszerének megfelelő, egyedi árképzést valósíthattunk meg az SAP ERP-ben. Ennek a szerződésállománynak a kezelése sokkal áttekinthetőbbé és hatékonyabbá vált számunkra, amit tagságunk is tapasztal.“
Korom András gazdasági főtitkárhelyettes, Magyar Autóklub


„A műszaki állomások szervizsorán az SAP ERP készletgazdálkodó moduljában tartjuk nyilván a cserealkatrészeket, kenőanyagokat. Jelentős hatékonyságnövekedést eredményezett számunkra, hogy a rendszer integráltságának köszönhetően ugyanitt kezelhetjük a beszerzési folyamatot, és innen indíthatjuk a rendeléseket.“
Tóth István főtitkárhelyettes, Magyar Autóklub

A Magyar Autóklubot 1900-ban érdekvédelmi szervezetként alapították Budapesten. Azóta a motorizáció fejlettségi szintjének megfelelően, az autózás igényei szerinti szolgáltatásokkal egészítette ki tevékenységét, amelyet többször is korszerűsített. Tagjainak száma a 90-es évek elején meghaladta a 600 ezret. A MAK a 90-es években centralizálta és különválasztotta a társadalmi és operatív feladatok ellátását és irányítását, és a tevékenység valamennyi területére kiterjedő, a versenyhelyzethez alkalmazkodni képes, vertikális irányítással működő üzletági felépítést alakított ki. Ma is ebben a formában tevékenykedik mint non-profit szervezet.

A MAK három fő szervezeti egységben, Szolgáltatási Üzletág (Műszaki szakág, Assistance szakág, Touring szakág, Járművezető képzés, Call Center), Közlekedésbiztonsági-, és Segélyszolgálati Üzletág szervezetein belül látja el feladatát. 1998-tól napjainkig három jelentős szervezeti egységénél vezették be az ISO 9002:2000 minőségirányítási rendszert. A Klub az ARC Transistance brüsszeli székhelyű, nemzetközi segélynyújtó hálózat franchise partnere.

Előző állapot

A MAK-ra jellemző széles portfolió egyedülálló az európai autóklubok körében, és ahogyan a Magyar Autóklub vezetői fogalmaznak, a szervezet szeret mindenben élen járni. A segély- és szállítószolgálat, a gépjármű-vizsgáztatás és a vezetéstechnikai tréningek lebonyolítása, továbbá az utazás-értékesítés és a bérautó kölcsönzés és a különböző versenyek szervezése, az ország öt régiójában működő 47 műszaki állomás és 13 utazási iroda munkájának irányítása rendkívül összetett feladatot jelent.

Ezeket a folyamatokat a Magyar Autóklub az évek során bevezetett, egyedi fejlesztésű alkalmazásokkal, könyvelő- és számlázó programmal, gépjárműadat-kezelő alkalmazással támogatta, amelyek egymástól elszigetelten működtek. Mindez nemcsak lassította a folyamatokat, hanem növelte a hibázás kockázatát, következetlenséget és áttekinthetetlenséget eredményezett, amely végső soron a szolgáltatások megbízhatóságát és színvonalát veszélyeztette.

A megoldás

A Magyar Autóklub ezért célul tűzte ki a tagsági kapcsolatok erősítését, az autós társadalom korszerű, minőségi színvonalú kiszolgálását, a gazdálkodás eredményességének javítását hatékonyan támogató szervezeti-irányítási megoldások bevezetését. A vezetőség arra a megállapításra jutott, hogy a Klub minden tevékenységére kiterjedő, a versenyhelyzethez alkalmazkodni képes üzletági szervezettségének kialakításán túl szükséges a folyamatok - a számvitel, az értékesítés, a logisztika és a kontrolling - egységes, integrált vállalatirányítási rendszerbe foglalása.

Az igények feltérképezése és a leendő vállalatirányítási rendszerrel kapcsolatban megfogalmazott elvárások, a felállított követelményrendszer alapján a Magyar Autóklub a számításba jövő nagyvállalati megoldások közül az SAP ERP mellett döntött. Ennek bevezetésével a Klub az SAP Gold Partner fokozattal rendelkező UNITIS Rendszerház szakembereit bízta meg. A projekt a 2006 februárjában a felmérés és tervezés szakaszával indult, amit májusban a koncepcióterv elkészítése követett. Az SAP ERP konfigurálása, testre szabása, a felhasználók oktatása és a tesztelés mindössze hat hónap alatt, májustól október végéig lezajlott. Így az év hátralevő részében bőven jutott idő a rendszer finomhangolására, a migrációs feladatok elvégzésére, és az éles üzem előkészítésére.

Eredmények és tapasztalatok

A projekt sikeres megvalósításának eredményeként a Magyar Autóklub 2007. január 1-jével teljes országos hálózatára kiterjedően - 47 műszaki állomáson és 13 utazási irodában összesen mintegy kétszáz felhasználóval - éles üzemben kezdte használni az SAP ERP rendszerének FI, SD, MM, AM, CO funkcióit.

„Az ügyfélszolgálati funkciók teljes palettáját az SAP ERP támogatja műszaki állomásaink és utazási irodáink országos hálózatában“ - mondta Tóth István , a Magyar Autóklub főtitkárhelyettese. -„Ez a vállalati ügyfelek esetében a cég törzsadatainak kezelésén túl a teljes flotta valamennyi járművének egyedi nyilvántartását is lehetővé teszi számunkra, így szolgáltatásainkat jobban testre szabhatjuk. A műszaki állomások szervizsorán közvetlenül az SAP ERP MM készletgazdálkodó funkciójának segítségével tartjuk nyilván a cserealkatrészeket, kenőanyagokat. Jelentős hatékonyságnövekedést eredményezett számunkra, hogy a rendszer integráltságának köszönhetően ugyanebben a funkcióban kezelhetjük a beszerzési folyamatot, és innen indíthatjuk a rendeléseket.“

A tagok nyilvántartásán és a szolgáltatások rögzítésén, kezelésén túl az SAP ERP támogatja a Klub pénzügyi folyamatait is.
„A különböző szintű partneri szerződésekbe foglalt kedvezmények összetett rendszerének megfelelő, egyedi árképzést valósíthattunk meg az SAP ERP-ben“ - mondta Korom András, a Magyar Autóklub gazdasági főtitkárhelyettese. -„Ennek a szerződésállománynak a kezelése sokkal áttekinthetőbbé és hatékonyabbá vált, amit tagságunk is tapasztal. Műszaki állomásainkon és az utazási irodáinkban országszerte több mint hetven pénztárgépet csatlakoztattunk a rendszerhez, így közvetlenül az SAP ERP-ből, helyben állítjuk ki a számlákat. A versenyszférában tevékenykedő szervezet eredményes gazdálkodását támogatni képes riportok összeállításán túl egy non-profit szervezetnek törvényi kötelezettségeivel összhangban speciális beszámolókat is készítenie kell. Az SAP ERP CO funkciója az adatok naprakész elérhetősége folytán mindkét területen jelentős mértékben felgyorsította kontrolling rendszerünk működését.“