CIB Bank
CAFM-rendszer a CIB Bankban
Az olasz érdekeltségű CIB Bank 2007-ben pályázatot írt ki Facility Management- (CAFM-) rendszer bevezetésére. A CIB már ekkor Magyarország egyik meghatározó pénzintézete volt, dinamikus fejlődési stádiumban: 2007 júniusában századik bankfiókját nyitotta meg. 2007. január 1-jén egyesültek Olaszországban a CIB Bank és az Inter-Európa Bank anyabankjai, majd ezt követően 2008. január 1-jén a két magyarországi leánybank is egyesítette erejét, és CIB Bank Zrt. néven folytatja tevékenységét, hazánk immár második legnagyobb pénzintézeteként.
A feladat
A bevezetendő CAFM-rendszer a bankcsoport valamennyi ingatlanjára, bankfiókjára, központi és kiszolgáló épületére vonatkozó létesítménygazdálkodási feladatok informatikai támogatását hivatott szolgálni, figyelembe véve a jelentős bővülést. A rendszernek illeszkednie kellett a bank informatikai struktúrájába, megvalósítása során pedig kapcsolódnia kellett az adatszolgáltatási elvárások által meghatározott rendszerekhez.
A nagyszabású projekt megvalósításának lehetőségét az S&T Unitis Magyarország Kft. nyerte el, az ArchiCAD, és a Vintocon Kft. által kifejlesztett ArchiFM-alapú rendszerek ajánlásával.
A projekt megvalósítása
Az ArchiFM-rendszerhez – alvállalkozók bevonásával – hét régióban (beleértve a budai és a pesti régiókat, Délkelet-, Északkelet-, Északnyugat,- Közép-, Délnyugat-Magyarországot) mintegy 95 ezer négyzetméternyi területet kellett felmérni, majd az elkészült rajzokat digitalizálni. 2007. II. és III. negyedévében fejeződött be az addigi fiókok pontos felmérése, aminek eredményeképpen létrejött egy grafikus adatbázis. Ez az adatbázis a bankfiókok és egyéb épületek összes berendezési tárgyát: bútorát, felszerelési és látható gépészeti tárgyát (objektumát) tartalmazta. Elkészült egy alfanumerikus adatbázis is, amelybe az objektumok valamennyi jellemzője – méret, anyag, szín, felszín, borítás stb. – bekerült.
Csatolt állományok
A rendszerben lehetőség nyílik tetszőleges formátumú file-ok (képek, dokumentumok, műszaki leírások, garancialevelek stb.) megfelelő hierarchiaszinthez történő csatolásával a kapcsolódó információk rendezett nyilvántartására, egyszerű elérhetőségének biztosítására.
Természetesen a feladatok és a megvalósítás pontos definiálása a rendszerbevezetés részeként összeállított logikai rendszertervben történt, amelynek kidolgozásában és definiálásában a CIB Bank szakemberein kívül a Vintocon Kft. és az S&T Unitis Magyarország Kft. tanácsadói vettek részt. A megismert igények alapján, valamint az ArchiFM-rendszer felépítésének, funkcionalitásának ismeretében a megvalósítást a következő főbb feladatcsoportok köré kellett szervezni:
Ingatlan- és eszköznyilvántartás, költözésmenedzsment
- Objektumkezelés, objektumok alfanumerikus adattartalma és fizikai jellemzőik.
- Rajzi állomány és adatbázis-szinkronizáció, változások automatikus frissítése.
- Alapterületek, alaprajzok és használati funkciók.
- Ingatlan- és szervezeti hierarchia.
- Költözésmenedzsment: belső költözések, munkatársak elhelyezése.
Létesítményüzemeltetés, karbantartás, szolgáltatók, költségkezelés
- Tervszerű karbantartás és eseti hibajavítás, beruházás események nyilvántartása, követése.
- Külső szolgáltatók szervezése, kezelése, nyilvántartása.
- Műszakidokumentáció-kezelés.
- SAP-kapcsolat.
- Kulcskezelés.
Eszközgazdálkodás
- Eszközök, eszköztulajdonságok és jellemzők nyilvántartása, kezelése, változáskövetése.
Energetika és közműrendszerek
- Fogyasztásmérők és mérési adataik tárolása a rendszerben.
- Számlabontás-támogatás szolgáltatókként.
Hulladékgazdálkodás
- Naturáliák és a hulladékgazdálkodással, kibocsátásokkal kapcsolatos adatok követése, jelentéskészítés.
Jelentések, adatszolgáltatás
- Riportok, lekérdezések és kimutatások definiálása, jelentéskészítés, adatszolgáltatás.
A banki szféra sajátosságaiból adódóan olyan különleges kihívásoknak is meg kellett felelni az ArchiFM -rendszernek, amilyeneknek az S&T Unitis Magyarország Kft. eddig bevezetett CAFM-rendszereinek nem..
Újdonságok
Siklós József , az S&T Unitis projektvezetője az újdonságokról: újdonság a fogyasztásmérők és mérési adatok tárolása a rendszerben, valamint például a számlabontás támogatása
Az ArchiCAD-rajzokon feltüntetett mérőórák mint objektumok az ArchiFM-rendszerben is leképződnek, a kívánt műszaki paraméterek rögzíthetők. A leolvasási adatok rögzítése (manuális) a mérőóra-objektumokhoz standard lehetőség az ArchiFM-ben, és szintén lehetséges az órák szervezeti egységhez (költséghely) kapcsolása. A leolvasási adatok digitális file-ból történő beolvasását a projekt keretében – az input file felépítésének ismeretében – egyedi adatmigrációs eszköz készítésével támogattuk. A betöltés gyakorisága (havonta vagy a 15 perces leolvasáshoz igazodva) az alkalmazás szempontjából nem releváns, az adattárolás és megjelenítés a 15 perces adatok beolvasása esetén optimalizálást igényel.
Újdonság: a tárgyak „élettörténete”
Először is meg kell említeni a historikus adatkezelést, amely lehetővé teszi, hogy valamennyi hierarchiaszint és meghatározott AchiFM-objektumok paraméterének változása, illetve újak létrehozása automatikusan megjelenjen a tulajdonságlapon. Ezen a lapon valamennyi objektum (bútor, eszköz, berendezési tárgy) teljes élettörténete végigkövethető, és manuálisan is rögzíthetők az előre meghatározott események. A rendelkezésre álló információk előre definiált riportok segítségével strukturáltan megjeleníthetők. A rendszerben végrehajtott törlések nem jelentik az egyes rekordok törlését az adatbázisból, csak a státuszuk változik meg (inaktív lesz), így megfelelő lekérdezésekkel ezek az élettörténeti elemek is elérhetők maradnak. Az ArchiCad-állományokon bekövetkezett változások rendszeres mentéssel, és igény esetén a múltbeli állapot visszaállításával követhetők. Egy-egy eszköz, bútor, azaz objektum valamennyi „mozgása” leírhatóvá válik.
Környezettudatos üzemeltetés További kihívást jelentett, hogy a bank különösen nagy hangsúlyt fektet a környezettudatos magatartásra, tehát az épületüzemeltetés folyamán környezetbarát működésre törekszik, és az ilyen működést dokumentáló mutatókra tart igényt.
Kapcsolódás meglévő rendszerekhez Az ajánlott ArchiCAD/ArchiFM-alapú rendszer lehetőséget kínál a változó üzleti igények, a bővülő ingatlankör, a módosuló felhasználói kör, vagy jogosultsági kiosztás támasztotta elvárások rugalmas követésére, illetve a kapcsolódó informatikai rendszerekkel – megfelelő szinten – történő integrált együttműködésre.
Bár az S&T Unitis Magyarország Kft. egyik fő szolgáltatása az SAP-rendszer bevezetése, mégis külön odafigyelést igényelt a Facility Management üzletágtól az ArchiFM csatlakoztatása a bank SAP- rendszeréhez. A számos egyedi, csak a bankra jellemző igényt az ArchiFM fejlesztője, a Vintocon Kft. integrálta meglevő szoftverébe.
Felhasználók
A felhasználói jogosultsággal rendelkező userek között két szempontrendszer szerint is különböző elérési szintek állíthatók be: egyrészt az egyes épületekre (illetve bankfiókokra) külön jogosultságszintek állíthatók be, továbbá a menüstruktúra minden pontja felhasználónként aktívvá/inaktívvá tehető. A CIB Bank igényei szerint lehetőség nyílik web-es felületű kliensek segítségével teljesen egyedi szintű jogosultság beállítására.
Szabó Barnabás,a CIB projektvezetője: Miért vált szükségessé a CAFM-rendszer a CIB Bank számára?
A bank részéről az üzemeltetési terület kezdeményezte a rendszer bevezetését. Ezen a területen jelentkeztek először azok a problémák, amelyek fiókhálózatunk dinamikus növekedéséből fakadnak. Először azt érzékelték a kollégák, hogy megnövekedett azoknak a külsős dolgozóknak – például takarítók, virággondozók stb. – a száma, akiket koordinálni kell. Később a fiókokban felmerültek üzemletetési kérdések is: meghibásodások, bővítések, átalakítások. Ezeket a tevékenységeket egyre többen és többen végzik a bankban és a szállítók részéről is. Egy idő után elérkeztünk arra a szintre, hogy már nagyon nehéz volt követni és átlátni, hogy a másik mivel foglalkozik, kivel dolgozik, melyek az aktuális feladatok. A helyettesítés rendkívül nehézkessé vált, a feladatok visszakeresése, számonkérése pedig követhetetlenné. Ennek a feladathalmaznak a kezelésére akart a bank egy egységes, logikus nyilvántartási rendszert létrehozni és egyben ennek a rendszernek a segítségével kívánja a napi munkát irányítani, szervezni és dokumentálni. Ezt a rendszert azért választottuk ki, mert kifejezetten műszaki oldalról közelíti meg a tevékenységet, nem pedig a pénzügyi folyamatok felől.
Előnyök és eredmények
Csaknem egy év munkájának eredményeképpen a CIB Bank sokrétű üzemeltetési feladatait hatásosan támogatja az ArchiFM-rendszer. A rendszer működési tapasztalatainak értékelése és feldolgozása folyamatosan történik.
Fontos eredmény, hogy a CIB Bank már a bevezetés során is erőforrásait mindvégig a saját alaptevékenységére tudta koncentrálni, ugyanis a folyamat bármely pillanatban módosítható, aktualizálható volt.
Az S&T Unitis Magyarország Kft. és a Vintocon Kft. szakemberei FM projektvezetési módszerükkel, egységes keretben kidolgozott technikával oldották meg a CIB Bank CAFM-bevezetési feladatait, különös tekintettel az ütemtervek elkészítésére, a rendszer előkészítésére, a feladatok feldolgozására és dokumentálására. Megvalósult az egységes projektfelügyelet, az egységes projektvezetés. Olajozottan működött a projektvezetői, szakmai és hardvererőforrás biztosítása, a transzparens áttekintés a bevezetési folyamat pillanatnyi állásáról, a gyors reagálás a folyamat változásaira, a nyomon követés teljes körűsége, az egységes projektdokumentáció. A projektben részt vevő tanácsadó cégek minőségi szolgáltatást nyújtottak, ami nagy könnyebséget jelentett a CIB Bank projektvezetése részére, amint az is, hogy a minőségbiztosítást a projekt megvalósulásának teljes időtartama alatt megoldották.
A folyamatos banki működés, a párhuzamosan folyó SAP-rendszerbevezetés, továbbá a két bank egyesülése során az IT-rendszerek összekapcsolása és működőképességének fenntartása külön kihívás elé állította a CAFM-projektet.
